Como maximizar o resumo do mesmo dia

​O ex-advogado trabalhista e autor Jathan Janove escreve para SHRM Online sobre como injetar mais humanidade na conformidade de RH. Jathan agradece suas perguntas e sugestões para futuras colunas. Entre em contato com ele no endereço de e-mail no final desta coluna.

Quatro anos atrás, Escrevi uma coluna no “Same Day Summary” (SDS), no qual exortei os empregadores a usar o SDS em vez das práticas convencionais de documentação. Ouvi de muitos profissionais de RH que eles fizeram isso e geralmente relatam resultados positivos. Desde então, tive a oportunidade de revisar uma série de SDSs reais e acho que mais pode ser feito para maximizar seu valor.

Para recapitular, um SDS é um documento que você escreve depois uma conversa com um funcionário sobre problemas de desempenho ou comportamento. Ele resume o que você acha que são as principais conclusões do que acabou de ser discutido. Em vez de uma assinatura ou outro reconhecimento formal de recebimento, você simplesmente solicita que o(s) destinatário(s) informe(m) se você perdeu ou errou alguma coisa.

É simples assim. Para passar, no entanto, do SDS 1.01 para o SDS 2.01, você deve adotar o seguinte:

Menos é mais.

Muitos SDSs que revisei têm muitas informações. Não há pontos brownie para abrangência. Encorajo os clientes a pensar estrategicamente. Da conversa ou reunião que acabou de ter, o que é mais importante transmitir e preservar por escrito? Pense em termos de avanço. O que realmente importa?

Os SDSs mais eficazes tendem a ser os mais curtos. Alguns pontos de bala e é isso.

Cuidado com a tendência de declarar.

Muitos SDSs contêm sentenças declarativas. Lembre-se de que não é o que você afirma, o que pensa ou o que sente. É o que você capturar. Da discussão que você acabou de ter, o que precisa ser capturado? O que foi dito que realmente importa? O que foi acordado? Qual é o plano de jogo daqui para frente? A coisa mais importante que você pode fazer com um SDS é preservar por escrito os compromissos assumidos: “Concordamos que as seguintes pessoas farão as seguintes ações nas seguintes datas …”

Um resumo na mesma hora é melhor do que um resumo no mesmo dia.

Em retrospectiva, eu deveria ter chamado a ferramenta de “Resumo da mesma hora”. Como Hermann Ebbinghaus demonstrou há quase um século e meio, nossos cérebros são peneiras. graças ao Curva de Esquecimento de Ebbinghaus, se esperarmos um dia para fazer o SDS, é provável que tenhamos esquecido algo importante. Além disso, é mais provável que os destinatários de nosso SDS se lembrem das coisas de maneira diferente de nós.

Portanto, recomendo que você faça o SDS imediatamente após a discussão ou reunião.

Sugestão: Prepare o SDS com antecedência criando um rascunho de e-mail no qual você insere os endereços dos destinatários e preenche a linha de assunto: “SDS – discussão de hoje sobre _______”. Acrescente as duas primeiras frases: “Aqui está um resumo da discussão de hoje. Deixe-me saber se eu perdi ou expressei mal alguma coisa.” Tudo o que resta agora são os marcadores.

Se por algum motivo você não conseguir preencher a FDS imediatamente após a conversa ou reunião, sugiro que faça anotações em tempo real. Eles podem ser simplesmente prompts de palavras do que você posteriormente deseja colocar no SDS. Estas notas irão ajudá-lo a evitar a Curva de Esquecimento de Ebbinghaus.

Não adicione o SDS à sua política de disciplina progressiva.

Os leitores da minha coluna sabem o quanto Eu abomino as políticas disciplinares convencionais (supostamente “progressistas”). A SDS não deve ser um complemento de uma dessas políticas. Deve substituir a política de disciplina convencional em sua totalidade. Que eu saiba, ninguém jamais encontrou um problema disciplinar de funcionário que não pudesse ser tratado de forma eficaz com um SDS.

Não limite o SDS à disciplina do funcionário.

Infelizmente, alguns empregadores assumiram que o SDS é simplesmente um novo processo de disciplina do funcionário, o que representa uma oportunidade perdida. Quando os empregadores não fazem do SDS uma forma básica de comunicação contínua, eles perdem seus maiores benefícios.

Na minha experiência, os benefícios de um SDS vão além do próprio documento. Eles incluem o foco e a disciplina que um SDS fornece durante a reunião ou discussão. Pense em quantas reuniões que desperdiçaram seu tempo e quantas conversas improdutivas você teve. Essa reunião ou conversa teria se beneficiado do foco e da disciplina fornecidos quando as partes soubessem que um resumo curto e direcionado se seguiria? A SDS promove trocas construtivas de avanço: sobre o que podemos concordar? Para onde vamos daqui? Quem vai fazer o quê até quando?

Pergunte a si mesmo: “Alguma coisa dita nesta conversa ou reunião vale a pena preservar por escrito?” Se sua resposta for sim, crie um SDS. É provável que você esteja pensando na ação futura esperada, seja ela qual for: “Concordei em fazer o seguinte até a data seguinte”. “Você concordou em fazer o seguinte até a próxima data.” “Nosso plano daqui para frente é X.” “Nós concordamos com o seguinte.” “Aqui está o que vai acontecer a seguir.”

E não se esqueça de acrescentar: “Deixe-me saber se eu perdi ou expressei mal alguma coisa.”

Jathan Janove é o autor de Sabedoria duramente conquistada: histórias verdadeiras das trincheiras de gerenciamento (HarperCollins/Amacom, 2017) e Master Coach e Practice Leader com Marshall Goldsmith Coaching Centrado nas Partes Interessadas. Se você tiver dúvidas ou sugestões de temas para futuras colunas, escreva para JathanJanove@comcast.net.