As empresas americanas têm uma longa lista de questões regulatórias que as afetam, e acompanhar as mudanças pode ser um desafio. Paychex, Inc.fornecedora de soluções integradas de software de gerenciamento de capital humano para recursos humanos, folha de pagamento, benefícios e serviços de seguros, desenvolveu uma lista dos tópicos mais importantes relacionados à conformidade que os empregadores precisarão enfrentar em 2023 e explora o contexto legislativo e regulatório em torno estas questões.
Este ano, a elegibilidade de financiamento e crédito fiscal subiu para o topo da lista, à medida que os líderes empresariais gerenciam os impactos econômicos da inflação e recorrem a programas como o Crédito Fiscal de Retenção de Funcionários e a Lei de Redução da Inflação. As empresas também devem se preparar para possíveis legislações e regulamentações que possam afetar a forma de classificar os trabalhadores, pagar os funcionários e fornecer folga remunerada para seus funcionários.
Os profissionais de conformidade da empresa identificaram os seguintes tópicos como considerações importantes para os empregadores em 2023:
Financiamento de pequenas empresas nº 1. Apesar da ausência de novos programas federais até o momento, as empresas ainda podem aproveitar as oportunidades de financiamento decorrentes da pandemia do COVID-19, incluindo:
- O Crédito Fiscal de Retenção de Empregados (ERTC). As empresas que pagaram salários qualificados para manter os funcionários trabalhando de 12 de março de 2020 a 30 de setembro de 2021 (e para algumas empresas identificadas como Startups de Recuperação, os salários podem ser pagos até 31 de dezembro de 2021) têm até 15 de abril de 2024 ( para três trimestres de 2020) ou 15 de abril de 2025 (para todos os quatro trimestres de 2021) para apresentar declarações alteradas e reivindicar o crédito retroativamente.
- Programa de Proteção ao Salário (PPP). A Administração de Pequenas Empresas ainda está aceitando solicitações de perdão de empréstimo do Programa de Proteção de Pagamento (PPP) se enviadas antes da data de vencimento do empréstimo.
- A Lei de Redução da Inflação. A Lei de Redução da Inflação dobrou o valor máximo do Crédito Fiscal de Pesquisa e Desenvolvimento, dando a certas empresas no ano fiscal de 2023 a chance de reivindicar até $ 500.000 anualmente para atividades de pesquisa qualificadas.
- Incentivos Estaduais. Alguns estados também continuam a patrocinar programas que aumentam os esforços de financiamento para ajudar as empresas, incluindo 38 programas estaduais aprovados de Iniciativa de Crédito para Pequenas Empresas.
#2 Equidade Paga. A equidade salarial voltou a estar nas agendas dos órgãos legislativos estaduais e locais em 2022, com a expectativa de que mais jurisdições aprovem a legislação em 2023. Até o final de 2022, sete estados e várias jurisdições locais aprovaram legislação exigindo transparência salarial do empregador. Os empregadores também precisarão ficar por dentro das iniciativas federais e estaduais que podem ser aprovadas em 2023 para lidar com a desigualdade salarial por meio de relatórios anuais semelhantes aos relatórios existentes de dados de pagamento da Califórnia e os relatórios de Igualdade de pagamento de Illinois destinados a mitigar a discriminação racial e de gênero no pagamento.
#3 Trabalhador Orientação de classificação. No final de 2022, o DOL dos EUA divulgou uma proposta para revisar a orientação do Departamento sobre como determinar quem é um funcionário ou um contratado independente de acordo com a Lei de Padrões Trabalhistas Justos (FLSA). Embora o US DOL deva lançar uma regra final em 2023, a regra só será aplicável ao determinar o status do trabalhador de acordo com a lei federal de salários e horas. Os empregadores devem continuar a ser diligentes em manter a conscientização e a conformidade com os outros testes complexos para determinar o status do trabalhador sob muitos outros regulamentos e leis federais, estaduais, locais e específicos do setor.
#4 Encorajar Poupança para Aposentadoria. Há uma chance significativa de que uma versão do SECURE 2.0 seja aprovada antes do final do ano, impactando substancialmente o espaço de aposentadoria. Com base na estrutura do SECURE Act de 2019, o SECURE 2.0 possui várias disposições importantes, incluindo uma expansão da elegibilidade para o crédito fiscal quando uma empresa estabelece um plano de aposentadoria no local de trabalho, um aumento na idade RMD, inscrição automática obrigatória para determinados planos de aposentadoria, até mesmo correspondência de pagamento de empréstimos estudantis que visa combater duas crises – dívida de empréstimo estudantil e poupança para aposentadoria ao mesmo tempo.
#5 Regulamentos de salários e horas. Com base nas sessões de audição realizadas em meados de 2022, espera-se que o DOL dos EUA divulgue as alterações propostas aos regulamentos federais de horas extras. As mudanças refletiriam o mercado de trabalho atual, incluindo um aumento no limite salarial para trabalhadores isentos. Regulamentações adicionais em nível estadual e local são antecipadas em áreas, incluindo ordenanças de agendamento justo e a eliminação de salários abaixo do mínimo e créditos de gorjeta em certas jurisdições. Um aumento nos requisitos específicos do setor, principalmente nos setores de hospitalidade, varejo e saúde, pode estar no horizonte após esforços como o California FAST Recovery Act que, embora potencialmente sujeito à aprovação do eleitor em 2024, propõe a criação de um conselho com a autoridade estabelecer padrões salariais e de horas para trabalhadores de fast food.
#6 Licença remunerada. Embora um programa federal de licença remunerada não pareça estar no horizonte para 2023, vários estados do país consideraram uma legislação em 2022 para fornecer aos funcionários folga remunerada para cuidar de si mesmos e de seus familiares cobertos. Maryland e Delaware são os últimos estados a aprovar a legislação obrigatória de licença familiar remunerada, juntando-se a outros nove estados e ao Distrito de Columbia. Em 2023, também veremos o início do primeiro programa voluntário de seguro de licença familiar pago, disponível para empregadores ou diretamente para funcionários, com legislação aprovada em New Hampshire.
#7 Privacidade/Cíber segurança. Com o crescimento e a norma contínua de uma força de trabalho híbrida e remota, as empresas devem adaptar as políticas de privacidade e as práticas de segurança cibernética de maneira a equilibrar efetivamente as necessidades do negócio., contra as expectativas de funcionários e clientes com relação à privacidade de informações pessoais. As empresas devem ser claras e transparentes sobre a coleta, uso, armazenamento e retenção de dados. Na ausência de uma lei federal de privacidade, os estados continuam a ampliar o escopo de suas leis de proteção de dados.
“Entendemos que acompanhar as mudanças nas regulamentações pode ser um desafio para os empresários – e que erros podem ter sérias consequências”, disse Frank Fiorille, vice-presidente de risco, conformidade e análise de dados da Paychex. “Os últimos anos provocaram uma reavaliação generalizada da relação empregado-empregador, e essa onda de mudança não mostra sinais de parar. Com mais mudanças legislativas no horizonte, a Paychex continuará a apoiar os negócios da América, ajudando-os a navegar no cenário de conformidade e a permanecerem bem-sucedidos”.
Outras áreas de interesse a serem consideradas pelas empresas incluem mudanças tributárias, trabalho híbrido e remoto e reforma do sistema de saúde. Para uma lista completa, visite este principais questões regulatórias do artigo de 2023.