Demissões em larga escala, ou reduções de força (RIFs), são, lamentavelmente, um fato da vida nos negócios. Mais de 322.000 foram anunciados por empresas sediadas nos EUA em 2021 e outros 133.000 no primeiro semestre de 2022, de acordo com Desafiante, Cinza e Natal.
Eu testemunhei RIFs muitas vezes em meus mais de 15 anos de gestão de pessoas, e a área em que mais vejo os esforços falharem é a comunicação. Muitas vezes, as comunicações sobre um RIF:
- Não comece cedo o suficiente ou continue por tempo suficiente
- São inconsistentes nas mensagens
- Não alcance todos os públicos necessários
- Falta abertura e honestidade
- Falha ao atingir o tom certo
A primeira prioridade em um RIF deve ser tratar os funcionários afetados com respeito e compaixão. Os executivos também devem se preocupar com o impacto nos demais funcionários e na reputação da empresa. É aqui que a comunicação desempenha um papel vital.
Aqui estão as principais considerações no planejamento e implementação de comunicações eficazes para um RIF.
Desenvolva um plano de comunicação.
Assim que a equipe de gestão decidir que um RIF é necessário, o RH e o chefe de comunicações corporativas devem começar a colaborar no plano de comunicação. Os elementos essenciais são:
Justificativa
Esta deve ser uma explicação clara, honesta e convincente de por que o RIF é necessário, incluindo a discussão de outras opções anteriormente adotadas ou rejeitadas (por exemplo, licenças, cortes salariais, férias não remuneradas, alienações). As empresas com histórico e cultura de abertura sobre o estado dos negócios terão mais facilidade em fazer com que os funcionários entendam por que as etapas de ação são necessárias. Na minha experiência, quando os funcionários ficam surpresos com a notícia, eles são menos receptivos à explicação.
Mensagens-chave
Isso deve incluir um resumo sucinto do que as pessoas precisam saber e entender sobre a ação que está sendo tomada, com ênfase especial no que está sendo feito para os funcionários afetados. Também deve haver uma visão prospectiva de como essa ação posiciona positivamente a empresa no futuro, bem como um esboço de alto nível de quaisquer mudanças planejadas na estratégia ou na estrutura organizacional. É fundamental que o C-suite esteja totalmente de acordo com todas as mensagens-chave para que a equipe de gerenciamento sênior possa comunicá-las de forma autêntica.
Públicos-alvo
É claro que os funcionários são um público significativo, mas você precisará identificar indivíduos ou grupos adicionais que deseja informar, como: parceiros de negócios; investidores; mídia local, nacional e comercial; analistas de mercado e financeiros; e autoridades locais. Mantenha as mensagens específicas do público no mínimo, para promover a consistência. Você deve presumir que tudo o que for escrito ou dito dentro da empresa será tornado público em algum momento e de alguma forma, portanto, planeje com antecedência e antecipe perguntas e respostas. Muitas vezes, é útil criar um FAQ que possa ser divulgado para a liderança, gerentes de linha de frente e qualquer outra pessoa que possa receber essas perguntas.
Passos da ação
É fundamental planejar os detalhes da distribuição das comunicações, começando antes que os funcionários afetados sejam informados e incluindo quaisquer ações que se sigam a essas reuniões. Na maioria das vezes, isso inclui: notificação para toda a empresa antes do início das notificações, uma reunião geral para os funcionários restantes; e-mails de toda a empresa; distribuição de papéis de separação; anúncios do site; e postagens nas redes sociais.
Você também pode incluir outras ações em seu plano — como atualizações na documentação interna (organogramas, por exemplo), reduções ou eliminações de instalações e notificações a parceiros de negócios — dependendo das circunstâncias, da estrutura de sua empresa, do número de funcionários e locais de trabalho, e outros fatores.
Prepare seus gerentes de linha de frente, liderança sênior e departamento de TI.
Tão importante quanto acertar a estratégia e as mensagens, é igualmente importante preparar aqueles que vão entregar as mensagens.
O mais importante são os gerentes da linha de frente que terão que entregar as más notícias aos funcionários afetados. A maioria dos gerentes precisará de treinamento para fornecer notícias como essa, pois provavelmente nunca tiveram que desempenhar esse papel antes.
Além do treinamento e coaching, você pode fornecer ferramentas, como um roteiro sugerido para ser usado em reuniões com funcionários impactados. (É claro que o treinamento deve incluir conselhos sobre como usar o roteiro de uma forma que transmita sinceridade e simpatia autênticas e não seja uma repetição mecânica.) O roteiro deve incluir a lógica e os principais pontos de discussão do plano de comunicação. É essencial que o que for dito sobre o RIF nas reuniões de notificação seja totalmente consistente com as declarações feitas em todos os outros locais e formatos. Um FAQ com respostas sugeridas também é uma ferramenta valiosa.
Embora os gerentes de nível médio possam ser os mais envolvidos nesse processo, a liderança sênior deve ser visível. O CEO deve ser o principal porta-voz do anúncio. No dia do anúncio, todos os membros da equipe executiva devem estar no local. Eles também devem receber antecipadamente os principais pontos de discussão e perguntas frequentes. Lembre-se de que mesmo os líderes de departamentos sem demissões ainda receberão perguntas dos membros de suas equipes, portanto, eles também precisam estar preparados.
Um aspecto que muitas vezes é esquecido é garantir que o líder do seu departamento de TI seja informado com antecedência suficiente para que o acesso aos serviços de TI possa ser desativado simultaneamente com as reuniões de notificação e aplicado de forma consistente a todos os funcionários afetados. O corte de TI geralmente é visto pelos funcionários como um lembrete frio e severo de que eles foram demitidos, mas deve ser aplicado igualmente a todos os afetados.
Coordenar a sequência de eventos no dia do RIF.
A sequência de eventos no dia do anúncio deve ser cuidadosamente coordenada:
1.
Envie um aviso a todos os funcionários informando que as demissões serão anunciadas naquele dia e aconselhando-os a observar os convites do calendário, que devem ser enviados no menor tempo possível.
2.
Envie convites de reunião para funcionários afetados. As reuniões de notificação devem ser reuniões privadas entre o funcionário e seu gerente direto (ou um nível acima se o gerente direto for afetado) e um representante de RH. Essas reuniões não devem durar mais de 20 minutos. Se o RIF for uma surpresa, às vezes a pessoa afetada está processando as notícias e não recebe as informações importantes sobre seus salários e benefícios, portanto, o representante de RH deve estar disponível para perguntas de acompanhamento.
3.
Imediatamente após as reuniões de notificação, faça uma reunião geral (pessoalmente, por vídeo ou ambos). O CEO deve ser o apresentador principal. Esta reunião deve:
- Recapitule o motivo da ação
- Identifique as pessoas e departamentos afetados
- Reforce que não há mais demissões planejadas
- Resuma as mudanças a serem feitas na organização, estratégia e foco da empresa
- Incluir uma sessão de perguntas e respostas aberta
4.
Imediatamente após a reunião geral, dê notícias do RIF a qualquer público externo identificado no desenvolvimento do plano de comunicação. Isso pode incluir um comunicado à imprensa e ligações para parceiros de negócios, investidores, analistas ou funcionários eleitos.
5.
A exigência de comunicações efetivas não termina na data do anúncio. Nos dias subsequentes, a empresa deve realizar outra reunião geral ou reuniões departamentais para descrever a estratégia da empresa daqui para frente, quais mudanças estão sendo feitas, como as funções dos indivíduos podem mudar e outros tópicos importantes. Um Q&A aberto também é fundamental aqui, para garantir a máxima transparência e comunicações abertas nos dias seguintes ao anúncio. Algumas pessoas farão as perguntas que estão na mente de outras pessoas, então as reuniões em grupo são úteis. O objetivo é fomentar a confiança dos funcionários no futuro da empresa e enfatizar a importância de suas contribuições para ela.
Faça acomodações especiais para locais de trabalho híbridos.
Como se os RIFs não fossem suficientemente desafiadores, o surgimento de ambientes de trabalho híbridos adiciona complicações. As perguntas que podem surgir incluem:
- Sabemos onde todos estarão?
- Como fazemos uma reunião geral?
- Como evitamos que os pacotes de dispensa e as verificações finais cheguem aos funcionários antes de serem notificados?
- Podemos comunicar efetivamente a compaixão e a sinceridade remotamente e nos envolver com os funcionários para entender suas emoções e preocupações?
Aqui estão as etapas de ação que os gerentes de RH podem executar em uma situação de trabalho híbrida:
- Certifique-se de que os gerentes dos funcionários afetados saibam com antecedência onde todos estarão no dia do anúncio.
- Com base no conhecimento de onde todos estarão, coordene a entrega dos pacotes de demissão e cheques para que cheguem após a notificação. (Lembre-se dos estados que exigem que o pagamento final seja dado no último dia de trabalho e planeje pagar até a data em que o cheque será recebido.)
- Se um funcionário não estiver no local, a reunião de notificação deve ser realizada por videoconferência, não por telefone.
- Certifique-se de que os arranjos de vídeo para reuniões gerais possam acomodar todos os participantes, permitirão perguntas e respostas e serão gravados para disponibilidade posterior.
- Incentive os gerentes de departamento ou de equipe a fazer um esforço extra para envolver os funcionários retidos no diálogo para entender e abordar suas preocupações.
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Um RIF é uma das ações mais difíceis e dolorosas que um líder de negócios pode tomar, e a forma como ele é tratado pode ter um impacto duradouro na reputação da empresa, bem como no bem-estar dos funcionários demitidos e retidos. É encorajador ver algumas empresas colocando em ação uma comunicação transparente, autêntica e responsável. Por exemplo, A recente comunicação RIF da Stripe compaixão equilibrada pelos funcionários impactados com uma perspectiva positiva para aqueles que permanecem, delineando um cronograma fixo para fechar o capítulo atual e um para “redefinir, recalibrar e seguir em frente”. É também um ótimo exemplo de uma mensagem aberta compartilhada por vários públicos.
Se um RIF não for suportado por comunicações eficazes como esta, há um risco maior de impactos negativos – tanto para os funcionários remanescentes da empresa quanto para sua reputação de longo prazo.