Em março de 2010, os Estados Unidos promulgaram a lei abrangente de reforma da saúde conhecida como Affordable Care Act (ACA), muitas vezes referida como Obamacare. Seus objetivos incluíam aumentar a cobertura de seguro saúde para os não segurados e implementar reformas no mercado de seguro saúde. Ao longo dos anos, muitas pessoas se beneficiaram de suas disposições.
Um grande número de cidadãos obtém seu seguro de saúde através de seu empregador como parte de seu plano de benefícios. Assim, o Affordable Care Act inclui requisitos para os empregadores em relação à cobertura de saúde. O relatório da ACA é o ato de mostrar ao governo que sua organização está cumprindo essas obrigações.
Observe que o tamanho e a estrutura da força de trabalho de uma empresa determinam sua responsabilidade. Entender o que o governo espera e fornecer adequadamente essas informações é vital. A falha em medir os padrões ou relatar corretamente pode resultar em multas pesadas.
Como nenhum empregador quer problemas com o Internal Revenue Service (IRS) – a agência governamental que lida com a conformidade da ACA – organizações inteligentes tomam medidas para entender as expectativas. Para esse fim, aqui estão cinco coisas básicas para entender sobre os requisitos de relatórios da ACA.
1. Saiba se você é uma ALE
Algumas das disposições do Affordable Care Act aplicam-se apenas ao que é conhecido como Applicable Large Employers (ALE). ALEs são empregadores com 50 ou mais funcionários em tempo integral, incluindo funcionários equivalentes em tempo integral. Determinar o status ALE é fácil para algumas empresas.
Outros podem precisar usar este método:
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Contar o número de funcionários em tempo integral (funcionários que média, por mês civil, 30 horas de serviço por semana ou 130 horas de serviço por mês civil).
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Contar o número de funcionários equivalentes em tempo integral (horas agregadas de serviço por funcionários não em tempo integral [max of 120 hours of service per employee] dividido por 120 por mês).
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Some essas duas contagens. Se a soma for igual ou superior a 50 por mês para o ano civil anterior, o IRS o rotula como ALE.
2. Entenda o mandato do empregador
No coração do Affordable Care Act estão os objetivos de uma melhor cobertura de saúde e mais pessoas cobertas. Para ajudar a atingir esses objetivos, a ACA inclui o que é conhecido como mandato do empregador. Afirma que as ALEs devem oferecer seguro saúde acessível e com valor mínimo para 95% de seus empregados em tempo integral e seus filhos até o final do mês em que completarem 26 anos. sujeito a penalidades.
Para fins da ACA, “acessível” significa que as contribuições dos funcionários para cobertura de seguro somente para funcionários não excedem uma determinada porcentagem da renda familiar de um funcionário. Para 2023, o limite de acessibilidade é de 9,12 por centoabaixo dos 9,61% em 2022. Fornecer “valor mínimo” significa que um plano de saúde patrocinado pelo empregador cobre pelo menos 60% do custo total permitido dos benefícios que se espera incorrer no plano.
Quando um ALE não oferece um plano de seguro aceitável, os funcionários geralmente recorrem ao Health Insurance Marketplace. O Marketplace – também conhecido como The Exchange – é um serviço de compras e cadastro de planos de saúde criado pela ACA. As penalidades do empregador entram em jogo se pelo menos um funcionário em tempo integral receber o crédito fiscal premium pela compra de cobertura por meio do Marketplace. Geralmente, um funcionário em tempo integral receberá o crédito fiscal premium porque a cobertura mínima essencial (MEC) oferecida não era acessível, não atendeu ao valor mínimo ou porque o funcionário não era um dos pelo menos 95% de tempo integral funcionários ofereciam cobertura mínima essencial.
Basicamente, uma ALE pode incorrer em uma penalidade de mandato do empregador (também conhecida como responsabilidade compartilhada do empregador pagamento) de duas maneiras (mas não ambas):
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A penalidade “A”: Não oferece cobertura de saúde em grupo para pelo menos 95% de seus funcionários em tempo integral.
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A penalidade “B”: Faz uma oferta de cobertura considerada inacessível ou que não atende ao padrão de valor mínimo da ACA.
O descumprimento tem um custo significativo, por isso faz sentido que os empregadores reexaminem regularmente o que estão (ou não estão) oferecendo em termos de planos de saúde coletivos. Para 2023, um ALE que não oferece cobertura (penalidade “A”) paga US$ 2.880 (US$ 240/mês) multiplicado por 30 a menos do que o número total de funcionários em tempo integral. A multa “B” é de US$ 4.320 (US$ 360/mês) multiplicada pelo número de funcionários em tempo integral que recebem um crédito de imposto premium no Marketplace.
3. Familiarize-se com os formulários adequados da ACA
Espera-se que os ALEs informem anualmente ao IRS se ofereceram cobertura aos funcionários. Se o fizerem, eles também são obrigados a fornecer informações sobre essa cobertura. As informações nesses formulários são usadas para determinar se uma ALE deve um pagamento de acordo com as disposições de responsabilidade compartilhada do empregador e se os funcionários são elegíveis para o crédito de imposto premium. A não comunicação incorre em penalidade. Assim, o pessoal de recursos humanos deve se familiarizar completamente com o seguinte:
Formulário 1095-C, Oferta e Cobertura de Seguro de Saúde Fornecido pelo Empregador
Um formulário 1095-C é arquivado para qualquer funcionário de uma ALE que seja funcionário em tempo integral por um ou mais meses do calendário. Os ALEs devem relatar informações para todos os doze meses do ano civil para cada funcionário. Eles também devem fornecer aos funcionários uma cópia do formulário 1095-C. (Todos os funcionários elegíveis para cobertura devem obter um 1095-C, independentemente de realmente participarem do plano de saúde do empregador.) Alguns estados possuem mandatos individuais exigindo que os residentes tenham cobertura de saúde, e este documento oferece prova.
As três seções deste formulário do IRS são:
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Parte I: Identificação do empregado e empregador (ALE) e informações de contato, incluindo o Número de Identificação do Empregador (EIN).
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Parte II: Empregar oferta de cobertura, discriminada por meses.
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Parte III: Uma lista de indivíduos cobertos (como dependentes).
As ALEs com menos de 250 formulários para enviar ao IRS podem arquivar os formulários em papel 1095-C, acompanhados de um papel 1094-C (veja abaixo) como folha de rosto. Eles também podem fazer o arquivamento eletrônico, o que o IRS prefere. Transmissão devo ser feito eletronicamente ao enviar 250 ou mais formulários.
Formulário 1094-C, Transmissão de Oferta de Seguro de Saúde Fornecido pelo Empregador e Devoluções de Informações de Cobertura
Os ALEs preenchem um formulário 1094-C para fornecer informações coletivas sobre a cobertura de seguro de saúde de sua empresa. Pense nisso como um resumo de todos os formulários 1095-C preenchidos. Somente a Receita Federal recebe o 1094-C; os funcionários não recebem uma cópia.
O formulário 1094-C inclui as seguintes informações:
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Noções básicas do empregador (endereço, número de telefone, número de identificação do empregador).
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O número de funcionários que a empresa possui.
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O nome de uma pessoa de contato.
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Quantos formulários 1095-C estão sendo enviados.
4. Esteja ciente das datas de arquivamento importantes
Geralmente, as empresas devem apresentar os formulários de relatório 1094-C e 1095-C até 28 de fevereiro (se arquivar em papel) ou 31 de março (se arquivar eletronicamente) do ano seguinte ao ano civil ao qual a declaração se refere. Se a data de vencimento cair em um fim de semana ou feriado legal, a data de vencimento será o dia útil seguinte. Dia útil é qualquer dia que não seja sábado, domingo ou feriado.
Para o ano fiscal de 2022, isso se traduz nos seguintes prazos de declaração do IRS:
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28 de fevereiro de 2023, para arquivar os formulários 1094-C e 1095-C
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31 de março de 2023, para arquivar os formulários 1094-C e 1095-C eletronicamente
As ALEs têm até 2 de março de 2023 para fornecer aos funcionários sua cópia do Formulário 1095-C.
Observe que o IRS recomenda manter cópias das declarações de informações arquivadas (ou ter a capacidade de reconstruir dados) por pelo menos três anos a partir da data de vencimento das declarações.
5. Determinar as responsabilidades das pequenas empresas, se houver
Embora as ALEs definitivamente precisem se preocupar com os relatórios da ACA, e as pequenas empresas? Conforme mencionado anteriormente, um objetivo principal do relatório da ACA é determinar se um empregador deve ao governo um pagamento de Responsabilidade Compartilhada do Empregador. As pequenas empresas não.
Como bem afirmado por HealthCare.gov: “Nenhum pequeno empregador, geralmente aqueles com menos de 50 funcionários em tempo integral e equivalente em tempo integral, está sujeito ao Pagamento de Responsabilidade Compartilhada do Empregador, independentemente de oferecer seguro de saúde a seus funcionários.”
Assim, ao contrário de suas contrapartes maiores, os não ALEs não acionam automaticamente em virtude do tamanho a necessidade de arquivar os Formulários 1095-C e 1094-C.
A Receita Federal, no entanto, observa que requisitos de relatórios existem para emissores de seguros de saúde, patrocinadores de planos de cobertura de planos de saúde em grupo auto-segurados e o departamento ou agência executiva de uma unidade governamental que fornece cobertura sob um programa patrocinado pelo governo. Isso inclui seguradoras que enviam às pessoas que cobrem uma cópia de Formulário 1095-B como prova de cobertura mínima essencial.
Lembre-se de que, como em todas as questões relacionadas à conformidade, todas as empresas, independentemente do tamanho, devem consultar sua equipe jurídica para analisar as circunstâncias individuais. Além disso, os profissionais de RH devem considerar aumentar seu conhecimento sobre relatórios de empregadores da ACA lendo regularmente sobre eles ou procurando webinars que abordam o tópico em detalhes.