A partir de Ampliação do WhatsApp para os hangouts do Google e além, há infinitas maneiras de trabalhadores pode ficar por dentro de todas as coisas relacionadas ao trabalho nos dias de hoje, especialmente ao trabalhar em casa.
Uma plataforma amplamente considerada pioneira nesse espaço é o Slack. Um aplicativo de mensagens para empresas que conecta pessoas às pessoas e às informações de que elas precisam, o Slack ajudou a transformar a maneira como as organizações se comunicam.
Tendo ganhado as manchetes como a start-up de SaaS (software as a service) que mais cresceu na história em 2021, o Slack registrou mais de 12 milhões de usuários ativos diariamente. E com o desejo de tornar a vida profissional mais simples, mais agradável e mais produtiva, todos os sinais apontam para que ele permaneça por muito tempo.
No entanto, como acontece com a maioria das coisas, há uma etiqueta a seguir quando se trata de usar o Slack. Não sabe quais são as regras? Nós estamos aqui para ajudar. Contando com a ajuda de dois conceituados especialistas, conversamos com ambos Cristina Janzervice-presidente sênior de pesquisa e análise do Slack e Amy Jonesdiretor da Aible Workplace Health and HR Solutions, pelas dicas sobre o que você nunca deve escrever no Slack.
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1. Não use jargões.
A primeira dica de Janzer é garantir que seu idioma seja acessível. No início deste ano, o Slack realizou uma pesquisa que descobriu que “63% dos trabalhadores acham desanimador quando os colegas usam o jargão do local de trabalho em mensagens enquanto se comunicam com eles”, diz Janzer. “Termos como ‘o mais rápido possível’, ‘manter-me informado’, ‘jogador de equipe’, ‘dar 110%’ e ‘apenas fazer check-in’ foram vistos como particularmente usados em demasia e incômodos.”
Embora seja um costume que a maioria de nós comete às vezes – na verdade, 89% dos entrevistados disseram que usaram o jargão do local de trabalho para parecer mais profissional – é melhor evitá-lo quando possível.
Janzer também observou que 7 em cada 10 trabalhadores relataram que preferem quando os colegas de trabalho são sinceros, e isso é particularmente verdadeiro para os millennials e a geração Z. Lembre-se de usar uma linguagem clara ao se comunicar com colegas de trabalho via Slack ou e-mail.
2. Não envie spam para seus colegas de trabalho usando @aqui quando não for necessário.
Spam nunca é algo que queremos receber, principalmente no trabalho. É importante lembrar disso ao usar o Slack. “Você pode facilmente chamar a atenção das pessoas @mencionando alguém ou usando pings mais amplos como @canal e @aqui. Recomendamos usar os dois últimos com moderação, salvo para situações em que você está atualizando toda a sua equipe ou precisa que todos estejam cientes das informações”, diz Janzer.
Ela observa que o uso constante de @here ou @channel apenas distrairá sua equipe de suas tarefas – e pode causar aborrecimento suficiente para que eles comecem a ignorar seus pings.
Respeitar o tempo de seus colegas e entrar em contato apenas quando necessário ajudará a promover relacionamentos valiosos entre você e seus colegas – o que só pode ser uma coisa boa no local de trabalho.
3. Não peça o que você pode encontrar por conta própria usando a barra de pesquisa.
Faça amizade com a ferramenta de barra de pesquisa do Slack para garantir que você não faça perguntas desnecessárias aos seus colegas.
Janzer sugere usá-lo para “restringir sua pesquisa por canal, quem enviou a mensagem, quando foi enviada e examinar os arquivos compartilhados em um espaço de trabalho”.
Como acontece com todas as novas tecnologias, pode levar um pouco de tempo e prática para entender, mas isso economizará tempo para você e seus colegas.
“Depois de esgotar essa opção, você saberá que fez a devida diligência e pode sugerir hospedar informações importantes em um local mais fácil de encontrar, como uma mensagem fixada ou uma tela do Slack”, diz Janzer.
4. Não envie uma mensagem direta que diga apenas “olá” ou “olá”.
Embora seja uma prática comum em uma plataforma como iMessage ou WhatsApp, evite saudações de uma palavra no Slack. “Um hábito que descobrimos que pode ser desagradável para as pessoas é quando seus colegas iniciam conversas com ‘Oi’ ou ‘Ei’ e não adicionam nenhum outro conteúdo”, diz Janzer.
“O destinatário receberá uma notificação no primeiro ‘Oi’, o que geralmente leva à distração enquanto espera o restante da mensagem. Eles podem estar focados em um projeto ou participando de uma ligação, e o ping desnecessário pode derrubá-los de sua linha de pensamento.”
Antes de enviar uma série de mensagens, pare e avalie o que você precisa do seu colega. O conselho de Janzer é digitar sua solicitação completa antes de clicar em enviar. Dessa forma, seus colegas podem examinar o conteúdo para decidir se é urgente ou algo que pode esperar.
Ao limitar a frequência com que você entra em contato com seus colegas de trabalho, você não apenas demonstra respeito pelo tempo deles, mas também garante uma maneira simplificada de comunicação, o que é crucial para o funcionamento de um local de trabalho feliz e eficiente.
5. Não envie paredes de texto intransponíveis.
Enquanto saudações de uma palavra podem ser um aborrecimento, as paredes de texto também podem. Faça sua comunicação sucinta e direta ao ponto.
“Evite postar uma enorme parede de texto ao compartilhar anúncios ou atualizações críticas. Em vez disso, facilite a leitura da mensagem usando emojis, marcadores e estilo de texto em negrito ou itálico para destacar seus títulos e pontos-chave em mensagens mais longas”, diz Janzer.
“Mensagens bem formatadas tornam o texto mais fácil de digitalizar e ajudam a minimizar as perguntas e mensagens de acompanhamento, pois as principais conclusões ou itens de ação importantes não são perdidos em parágrafos longos.”
Mas, embora os emojis possam ser uma ótima maneira de dividir o texto, Janzer sugere mantê-los no mínimo, caso contrário, sua mensagem parece muito ocupada. Os emojis podem ser uma maneira divertida de adicionar personalidade a uma mensagem, mas não substituem o texto.
6. Não tenha longas conversas.
Embora possa ser tentador discutir assuntos não relacionados ao trabalho no escritório, tente evitar fazê-lo no Slack, aconselha Jone.
“O Slack é um reflexo online da cultura existente da sua empresa, onde sua equipe pode discutir ideias, compartilhar opiniões e fornecer feedback de uma maneira mais descontraída em comparação com o e-mail”, diz ela.
Conversas informais podem distrair do assunto em questão e até causar tensão entre colegas que estão tentando se concentrar em outras tarefas.
7. Não escreva reclamações ou qualquer coisa não profissional.
Já pensou em fazer uma reclamação no Slack para evitar um confronto cara a cara? Pense novamente, sugere Jones.
Para evitar situações complicadas, ela recomenda evitar reclamações sobre membros da equipe ou aspectos do seu trabalho. “Reclamações genuínas devem sempre ser tratadas com consideração e transparência em mente, e podem refletir mal em você ao tentar compartilhar esses sentimentos em um canal de equipe”, diz Jones.
Em vez disso, pegue o telefone e ligue para seu gerente e/ou RH para discutir quaisquer frustrações. Se você decidir expor suas frustrações via Slack, saiba que esses comentários podem ser capturados e usados como evidência.
8. Não discuta assuntos pessoais.
Por fim, evite discutir questões pessoais polêmicas que não funcionariam em uma troca de escritório presencial.
“Todos nós queremos ser aceitos por nossos pontos de vista no local de trabalho e sentir que nossas vidas pessoais são consideradas”, diz Jones. “No entanto, essas discussões muitas vezes podem causar divisão entre colegas e podem ser facilmente mal interpretadas ou tiradas de contexto por meio de métodos digitais de comunicação.”
Além disso, qualquer coisa potencialmente controversa ou ofensiva pode ser levada ao seu gerente — ou observada por sua empresa no Slack (sim, sua empresa tem propriedade sobre sua conta do Slack e, portanto, pode monitorar toda a atividade na plataforma) — e pode colocar seu trabalho em risco.
Da mesma forma, se um de seus colegas disser algo inapropriado, você pode capturar a conversa e levá-la ao RH. Por esses motivos, é melhor manter o Slack como um local para você realizar apenas tarefas de trabalho… da maneira mais eficiente e cortês.