Califórnia expande relatórios de dados salariais e obriga divulgações de escala salarial – Direitos dos funcionários/Relações trabalhistas

Destaques

• • O governador da Califórnia, Gavin Newsom, assinou o Projeto de Lei do Senado (SB) 1162 em 27 de setembro de 2022, para expandir os requisitos para relatórios anuais de dados salariais e exige que os empregadores cobertos publiquem escalas salariais com anúncios de emprego, bem como retenham determinados registros de pagamento.

• • A lei, que entra em vigor em 1º de janeiro de 2023, é um esforço para reforçar a transparência salarial e combater a discriminação no local de trabalho e alinha a lei da Califórnia com vários outros estados, incluindo Nova York, Nevada e Washington.

• • Este alerta da Holland & Knight abrange os dois requisitos de divulgação distintos sob a nova lei, bem como as próximas etapas que os empregadores devem tomar para se preparar para os novos requisitos.

O governador da Califórnia, Gavin Newsom, assinou o Projeto de Lei do Senado (SB) 1162 em 27 de setembro de 2022, para expandir os requisitos para relatórios anuais de dados salariais e exige que os empregadores cobertos publiquem escalas salariais com anúncios de emprego, bem como retenham determinados registros de pagamento. A lei, que entra em vigor em 1º de janeiro de 2023, é um esforço para reforçar a transparência salarial e combater a discriminação no local de trabalho e alinha a lei da Califórnia com vários outros estados, incluindo Nova York, Nevada e Washington.

Requisitos nos termos da lei

Existem dois requisitos de divulgação distintos de acordo com a nova lei: informações obrigatórias da escala salarial para anúncios de emprego e requisitos expandidos de relatórios de dados salariais.

Relatório de Dados de Pagamento Anual Expandido para o Departamento de Direitos Civis da Califórnia

O SB 1162 representa uma expansão de uma lei anterior de relatórios de dados de pagamento, SB 973, que entrou em vigor em 2021. O SB 973 exigia que empregadores com 100 ou mais funcionários e que eram obrigados por lei federal a apresentar um relatório federal anual de informações do empregador (EEO -1), para enviar um relatório anual de dados salariais ao Departamento de Direitos Civis da Califórnia (CRD, anteriormente conhecido como Departamento de Emprego Justo e Habitação (DFEH)). No entanto, o SB 973 não abordou os trabalhadores fornecidos aos empregadores por empreiteiros de mão de obra (por exemplo, agências de recrutamento).

De acordo com o SB 1162, os empregadores cobertos que recebem trabalhadores por contratados de mão de obra não escaparão dessa obrigação de informar os dados de pagamento em 2023. A lei define os contratados de mão de obra como “um indivíduo ou entidade que fornece, com ou sem contrato, um empregador cliente com trabalhadores para realizar trabalho dentro do curso normal de negócios do empregador.” Os empregadores que tiverem 100 ou mais funcionários contratados por meio de contratados de mão de obra no ano civil anterior agora deverão apresentar um relatório separado para os funcionários que foram fornecidos por contratados de mão de obra, e o relatório precisará identificar os contratados de mão de obra. Por sua vez, os contratados de mão de obra serão obrigados a fornecer dados de pagamento aos empregadores informantes.

O SB 1162 também amplia o SB 973, exigindo a taxa horária média e média para cada combinação de raça, etnia e sexo nas categorias de trabalho designadas. Os empregadores com vários estabelecimentos são obrigados a enviar relatórios separados para cada estabelecimento em vez de um relatório consolidado e não estão mais autorizados a enviar um EEO-1 em vez do relatório de dados de pagamento exigido.

Assim, em 2023, os relatórios de dados de pagamento devem incluir o seguinte:

1. 1. O número de funcionários por raça, etnia e sexo em cada uma das seguintes categorias de trabalho:

      uma. funcionários e gerentes de nível executivo ou sênior

      b. funcionários e gerentes de primeiro ou médio nível

      c. profissionais

      d. técnicos

      e. trabalhadores de vendas

      f. trabalhadores de apoio administrativo

      g. artesãos

      h. agentes

      eu. trabalhadores e ajudantes

      j. trabalhadores de serviço

1. 1. Dentro de cada categoria de trabalho listada acima, o número de funcionários por raça, etnia e sexo cujos ganhos anuais se enquadram em cada uma das faixas salariais definidas pelo S. Bureau of Labor Statistics Pesquisa de Estatísticas de Emprego Ocupacional com base nos ganhos W-2 dos funcionários

1. 1. Dentro de cada categoria de trabalho listada acima, para cada combinação de raça, etnia e sexo, a taxa horária mediana e média, com base nos ganhos W-2 dos funcionários

1. 1. O número total de horas trabalhadas por cada funcionário contadas em cada faixa salarial durante o ano de referência

1. 1. Para empregadores com vários estabelecimentos, deve ser apresentado um relatório para cada estabelecimento

Um empregador que não enviar o relatório exigido ao CRD pode estar sujeito a custos associados ao cumprimento obrigatório. Um tribunal também pode impor penalidades civis de até US$ 100 por funcionário e até US$ 200 por funcionário por falhas subsequentes em apresentar o relatório de dados de pagamento.

Divulgação da escala salarial a funcionários e candidatos

A partir de 1º de janeiro de 2023, os empregadores com 15 ou mais funcionários devem incluir a escala salarial em todos os anúncios de emprego sob o Código do Trabalho da Califórnia 432.3. “Escala salarial” é definida por estatuto como o salário ou faixa salarial por hora que o empregador espera razoavelmente pagar pelo cargo. Além disso, se um empregador coberto publicar, anunciar ou publicar anúncios de emprego usando um terceiro, o empregador deve fornecer informações da escala salarial ao terceiro para que ele inclua no anúncio de emprego. Além disso, mediante solicitação, os empregadores cobertos devem fornecer as informações da escala salarial aos funcionários atuais e aos candidatos mediante solicitação razoável.

O não cumprimento das divulgações exigidas permite que “indivíduos lesados” apresentem uma reclamação por escrito contra os empregadores junto ao Comissário do Trabalho dentro de um ano após saber que os empregadores não fizeram as divulgações exigidas. Ao constatar que o empregador violou a lei, o Comissário do Trabalho pode ordenar que o empregador pague multas civis que variam de US$ 100 a US$ 10.000 por violação com base na totalidade das circunstâncias. Notavelmente, o Comissário do Trabalho não aplicará uma penalidade na primeira violação da lei de divulgação da escala salarial ao mostrar que o empregador atualizou os anúncios de emprego para vagas abertas para incluir a escala salarial exigida em conformidade com a lei. Um indivíduo lesado também pode ajuizar uma ação civil para medidas cautelares e outras medidas conforme considerado apropriado por um tribunal.

Retenção de registro de funcionários

Os empregadores também devem manter registros de funcionários, incluindo cargos e históricos de taxas salariais, durante o período de emprego de cada funcionário e por três anos após o término do contrato de trabalho. Conforme a legislação vigente, esses registros estão sujeitos à fiscalização do Delegado do Trabalho.

Próximos passos para empregadores da Califórnia

A fim de se preparar para os novos requisitos de divulgação e relatórios de dados de pagamento de 2023, os empregadores cobertos devem garantir que suas políticas e procedimentos cumpram o requisito de manter a documentação do histórico de pagamentos dos funcionários atuais pelo período de tempo necessário e devem atualizar os anúncios de empregos existentes e novos para cumprir os requisitos para divulgar as informações da escala salarial. Os empregadores que não cumprirem os requisitos de envio de dados salariais e tabelas salariais em seu anúncio de emprego podem estar sujeitos a penalidades civis e processos judiciais onerosos.

Além disso, como o SB 1162 estende as obrigações de coleta de dados de pagamento a funcionários fornecidos por contratados de mão de obra, os empregadores cobertos também devem garantir que cumpram os novos requisitos de relatórios para esses trabalhadores. Isso representa uma expansão significativa dos requisitos de dados de pagamento existentes, e os empregadores que utilizam agências de recrutamento, contratados independentes e/ou funcionários temporários devem considerar esses funcionários terceirizados em seus relatórios. Um tribunal pode distribuir uma quantia apropriada de penalidades para um contratante de trabalho que não forneceu os dados de pagamento necessários para um empregador enviar um relatório completo e preciso.

Os empregadores também devem revisar os acordos com agências de recrutamento e outros terceiros para garantir que os empregadores tenham o direito contratual de receber informações de dados de pagamento de seus contratados para fins de relatório de dados de pagamento. Os acordos com organizações de empregadores profissionais (PEOs) e empresas de folha de pagamento também devem ser revisados ​​para garantir o acesso a esses dados pelo período de tempo exigido pelo estatuto (especialmente após a rescisão de um contrato com tal prestador de serviços).

O conteúdo deste artigo destina-se a fornecer um guia geral para o assunto. Deve-se procurar aconselhamento especializado sobre suas circunstâncias específicas.

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